Dataskyddsförordningen (GDPR) i skola och förskola

• namn
• adress
• personnummer
• id-kortnummer
• telefonnummer
• foton på personer
• ljudinspelningar
• elektroniska identiteter som IP-adresser och cookies, om de kan kopplas till en fysisk person
• e-postadresser som förnamn.efternamn@företag.se.

Känsliga uppgifter är:

• etniskt ursprung
• politiska åsikter
• religiös eller filosofisk övertygelse
• medlemskap i en fackförening
• hälsa
• en persons sexualliv eller sexuella läggning
• genetiska/biometriska uppgifter (fysiska, fysiologiska eller beteendemässiga egenskaper)
• biometriska uppgifter som används för att entydigt identifiera en person.

Särskilt integritetskänsliga personuppgifter
Utöver att vissa uppgifter anses vara känsliga personuppgifter så anses vissa personuppgifter vara särskilt integritetskänsliga. Exempel på integritetskänsliga personuppgifter som ska behandlas som känsliga personuppgifter:

• uppgifter om barns utveckling
• personnummer

Personuppgifter ska inte spridas i onödan utan endast om det är nödvändigt för det specifika ändamålet.

Det går inte att gå runt dataskyddsförordningen genom att skriva känslig information samt initialer, inte heller genom skriva känslig information i ett mejl och sedan initialerna i ett annat mejl och härleda till det föregående mejlet.
Känsliga uppgifter ska inte mejlas.

För att sköta vårt uppdrag i skola och förskola behöver vi ibland mejla till vårdnadshavarna.

Det är därför okej att sammanställa mejllistor men vi ska inte sprida dessa.
När vi mejlar till flera vårdnadshavare samtidigt ska vi därför alltid lägga mottagarna/mejllistan i fältet Hemlig kopia. På detta sätt kan du skicka ditt mejl utan att vårdnadshavarna ser varandras adresser.

Om vårdnadshavarna vill ha en mejllista ska vi i första hand uppmana att de upprättar en själva. Samtidigt är en mejllista upprättad av skolan en allmän handling och kan begäras ut. Skolan ska dock inte sprida den utan att den begärs ut som allmän handling.

När vi mejlar till flera mottagare samtidigt ska mottagarna ibland inte kunna se varandras namn/mejladress. Det gäller när vi mejlar till vårdnadshavare och andra externa mottagare. Det kan även vara lämpligt att dölja mottagarna när vi mejlar internt till många, och det inte finns någon anledning att mottagarna ser varandras namn.

Ja, om det är nödvändigt för att kunna genomföra verksamheten får elevers och/eller vårdnadshavares namn finnas i minnesanteckningar och protokoll. I sådana fall kan hanteringen av personuppgifter stödjas på grunden allmänt intresse.
Namnet ska dock inte kombineras med något som gör det till en känslig personuppgift (till exempel politisk åskådning, sexuell läggning med mera). Tänk på att protokoll ska finnas med i registerförteckningen över personuppgiftsbehandlingar på skolan/förskolan.

Ja, att upprätta klasslistor är tillåtet. I våra skolor behöver vi ha klasslistor för att kunna bedriva vår verksamhet och då finns det rättsligt stöd eftersom behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Sveriges kommuner och landsting (SKR) har tagit fram följade rekommendationer angående utdelning av klasslistor. Boxholms kommun följer dessa:

"Det ska inte vara något hinder att dela ut klasslistor till vårdnadshavare, givetvis beroende på vad klasslistan innehåller. Eftersom det finns rättsligt stöd för att ha listan i den egna verksamheten, är den också en allmän handling som skulle kunna begäras ut. Det är bara de som har skyddade folkbokföringsuppgifter, eller om det föreligger annan specifik sekretess för viss elev, som gör att uppgifter om den eleven inte ska finnas med i klasslistan. Det bör anses som en del i verksamheten att föräldrarna vet vilka barn som går i klassen och därför ska det inte vara något hinder att lämna ut dessa listor.

Men tänk ”uppgiftsminimering”, vilka uppgifter är relevanta att dela ut? Hela personnummer bör inte finnas med, men födelsedatum kan vara ok, men behövs det i sammanhanget?"

Frågan gäller sammanställda listor med tillsynstider som visar vilka elever som är på fritids.

Scheman och listor behövs för att verksamheten ska fungera. Dessa ska förvaras så att enbart behörig personal kan se uppgifterna och inte innehålla fler personuppgifter än vad som är nödvändigt för ändamålet.

Bilder på barn får användas i pedagogiskt syfte längre in i förskolans lokaler, till exempel på ”lärväggar” och i övningar där man jobbar med namn kopplat till bild.

Se till att foton och namn inte finns i allmänna utrymmen där obehöriga kan se dessa, såsom i tamburen. De ska heller inte placeras inom synhåll från fönster.

I den här frågan hänvisar vi till Integritetskyddsmyndighetens text:

"Ja, om du tar bilder för att använda i ditt privata album eller spara på din egen dator så går det bra. Då gäller inte reglerna i dataskyddsförordningen (GDPR).

Men om du ska sprida bilderna till en större krets, exempelvis genom publicering på nätet, så måste du följa GDPR. Då behöver du göra en avvägning mellan ditt intresse av att sprida bilderna och av barnens intresse av att inte bli exponerade. Vad som avgör vilket intresse som väger tyngst beror bland annat på bilden, hur den sprids och i vilket sammanhang.

Tänk också på att barn eller deras föräldrar kan ha skyddad identitet, då ska bilderna inte spridas. Därför är det viktigt att respektera om skolan har några regler kring fotografering."

Integretetsskyddsmyndigheten - föräldrar och andra anhöriga fotografera barn i skolan eller förskolan

Ibland använder vi film som ett pedagogiskt redskap, till exempel när barn får filma varandra vid en aktivitet, eller om pedagogen filmar barn/elevers aktiviteter.

Vid sådana tillfällen ska vi undvika att filma barn/elever som har skyddad identitet, om inte filmen enbart ska visas för den egna klassen/gruppen. Filmerna får visas inom skolan utan samtycke, både för elevgrupp och på föräldramöte. Ska filmen visas för utomstående behövs samtycke.

Barn med skyddad identitet ska aldrig vara med på film som visas för utomstående.

Filmar man elever från olika skolor, till exempel vid kommunövergripande verksamheter behövs samtycke. Undantag är om filmen enbart ska visas för den grupp som är med vid filmningstillfället.

Ja, men innehåller listan personuppgifter får den inte vara tillgänglig för obehöriga och ska därför förvaras utom synhåll för andra än behörig personal.

Ha inte med fler personuppgifter på listan än vad som är nödvändigt för ändamålet.