Insyn och offentlighet

Du som medborgare har rätt till insyn i kommunens verksamhet, och denna rättighet baseras på offentlighetsprincipen som är inskriven i Sveriges grundlag.

Offentlighetsprincipen är en av hörnstenarna i ett demokratiskt samhälle och kommer till uttryck på olika sätt:

• vem som helst får läsa myndigheternas allmänna handlingar (handlingsoffentlighet)
• tjänstemän och andra som arbetar i staten eller kommunerna har rätt att berätta vad de vet för utomstående
  (yttrandefrihet för tjänstemän m fl.)
• tjänstemän har också speciella möjligheter att lämna uppgifter till massmedia (meddelarfrihet för tjänstemän m fl)
• domstolsförhandlingar är offentliga, liksom beslutande församlingars sammanträden

Varför offentlighet?

Demokratin mår bra av att granskas. Syftet är att ge allmänheten insyn och möjlighet att kontrollera hur politiker och tjänstemän sköter Boxholms kommun. Insyn i myndigheternas verksamhet skapar garantier mot maktmissbruk och ger möjlighet att påverka. Denna rättighet har i princip funnits i Sverige ända sedan år 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle.

Myndigheternas verksamhet angår alla i samhället. Medier och andra intresserade ska kunna hämta information i olika frågor, oavsett vad myndigheterna själva väljer att informera om.

Vad är en allmän handling?

En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen är det brev, protokoll, utredningar och beslut med mera. Men det kan också handla om e-post, fotografier, video- eller bandupptagningar till exempel.

En kommunal handling kan vara allmän, eller inte allmän. De handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial som vissa typer av minnesanteckningar och utkast till beslut.

Enligt lagen är en handling allmän när den har inkommit till eller upprättats av kommunen och förvaras där. Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga.

Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. Därmed har du rätt att läsa dem.

Vad innebär sekretess?

I dagligt tal säger vi "hemliga handlingar", när vi menar sekretessbelagda handlingar. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människors personliga integritet, till exempel i ärenden som rör socialtjänsten.

En särskild lag, offentlighets- och sekretesslagen, anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att Boxholms kommun, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Så om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt", "förtroligt" eller "konfidentiellt "innebär inte det att brevet blir sekretessbelagt, om inte lagen medger det.

Var finns handlingarna?

Kommunen (och alla andra offentliga förvaltningar) måste registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade, så att man lätt kan hitta det man söker. I allmänhet är det kommunens registratorer som ordnar handlingarna i ett diarium, som normalt sett också är en allmän offentlig handling.

Hur fort kan jag få handlingarna?

Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut "skyndsamt". I praktiken innebär det att de ska lämnas ut omedelbart om du personligen besöker kommunen. Om du beställer materialet per telefon eller brev, får det ta maximalt ett par dagar dagar. Det kan dröja någon eller några dagar om det är nödvändig för att kommunen ska kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Det kan behövas ännu längre tid om begäran avser ett omfattande material.

Får jag ta med handlingarna hem?

Nej, men du kan läsa handlingarna på stället och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior och ta med dig. Kommunfullmäktige i varje kommun bestämmer vad det kostar att kopiera handlingar.

Kan jag få handlingar via e-post?

Kommunen är inte skyldig att lämna ut handlingar via e-post.

Du får vara anonym

Du behöver inte tala om vem du är när du vill få tillgång till en allmän, offentlig handling. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingen. Kommunen har inte rätt att fråga dig om detta om inte handlingarna är sekretessbelagda. Är handlingen sekretessbelagd har kommunen rätt att fråga vem du är för att kunna bedöma om du har rätt att ta del av handlingen eller inte.

Du kan överklaga

Om du nekas att ta del av en handling har du enligt lagen rätt att få ett skriftligt beslut om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten.

Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen (JO).

Mer att tänka på

Även all din egen korrespondens (brev, fax, e-post och så vidare) med kommunen blir en allmän handling, som kan läsas av andra.

Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker till deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev diarieförs hos kommunens registrator.